ASPPI on cloud disegno di progetto

per la gestione dei documenti

delle sedi ASPPI

 

Abbiamo studiato una soluzione applicativa da inserire nel WEB che svilupperà e realizzerà ASPPInext per dare agli associati la possibilità di gestire il cassetto fiscale in modo semplice, efficace economico.

 

Le sedi potranno sfruttare al meglio la soluzione grazie all’utilizzo dei sistemi multifunzione TOSHIBA, predisposti nativamente all’interfaccia con tale piattaforma tecnologica.

 

Il progetto proposto è basato sul sistema di gestione elettronica della documentazione tra i più utilizzati nel mondo, che grazie alla sua natura “OPEN” consente l’impiego a moltitudini di utenze, senza gravare sui costi delle licenze.

 

Le sedi ASPPI potranno così concentrarsi nell’erogare i propri servizi senza preoccuparsi dell’implementazione e della gestione infrastruttura tecnico sistemistica, inserendo nel proprio website che dovrà essere aggiornato da ASPPInext.

 

Lo stesso software potrà essere inserito all’interno del portale immobiliare ASPPI Case utilizzando le potenzialità del database a riguardo della Home Identity Card e della ricerca Immobili, potenzialità già testate con successo dagli sviluppatori di ASPPInext.

 

 

Perché la piattaforma in Cloud Computing

Il sistema, sviluppato in un’ottica di Cloud Computing, offre alle sedi ASPPI territoriali un servizio condiviso per archiviare, memorizzare ed elaborare documenti sia di proprietà delle stessa, che dei loro associati potendo utilizzare delle risorse hardware e software distribuite e virtualizzate in una architettura tipica client – server.

Il carico gestionale ed economico della infrastruttura verrà preso in carico da ASPPI NAZIONALE.

ASPPI NAZIONALE fatturerà poi alle associazioni aderenti la quota parte per gli accessi al sistema documentale.

 

 

L’infrastruttura tecnologica

Per consentire il corretto sfruttamento del progetto “ASPPI on cloud” è necessaria la disponibilità di un’infrastruttura server che garantisca l’alta disponibilità delle performance (possibili migliaia di utenze) e contestualmente ne garantisca la sicurezza delle informazioni.

 

 

La piattaforma documentale

Per disegnare il progetto in modo che si soddisfi il maggior numero di bisogni delle sedi ASPPI a livello nazionale, abbiamo preso a riferimento ASPPI Bologna, in quanto per dimensioni, complessità ed esigenze si è ritenuto possa essere il giusto riferimento.

 

A tal proposito abbiamo svolto diverse sessioni di auditing con le aree organizzative (AO) di ASPPI Bologna. Di seguito le esigenze di gestione e organizzazione dei documenti emerse.

Il database può essere ampliato e/o modificato con altre voci richiedendole ad ASPPInext che provvederà ad inserirle.

 

Servizi & Consulenze

Gestisce principalmente tre tipologie di pratiche :

- Certificazioni

- Convenzioni

- Locazioni

 

Gestisce inoltre uno scadenziario legato ai contratti.

La stragrande maggioranza dei documenti gestiti da questa AO non necessita di firma. I documenti emessi dalla AO, così come i documenti ricevuti, NON vengono protocollati.

L'Area invia spesso comunicazioni tramite posta ordinaria (poche mail) mantenendo, per ciascun documento inviato, in archivio una copia cartacea.

 

Tutti i documenti gestiti dalla AO potranno essere ricondotti a pratiche; i documenti sono indicizzabili tramite i seguenti metadati :

- dati anagrafici proprietario

- nome, cognome, codice fiscale

- dai anagrafici inquilino

- nome, cognome, codice fiscale

- dati anagrafici immobile

- indirizzo, subalterno

- data stipula contratto

- scadenza

- sede ASPPI di riferimento

- tipo documento

- lista di n° tipologie (es. contratto, F24, etc..)

 

I documenti creati tramite i gestionali ad oggi in uso verranno passati al software documentale e, dove possibile, i metadati di ricerca dovranno essere recuperati automaticamente dal gestionale di riferimento.

 

Per consentire al sistema documentale il recupero automatico delle informazioni necessarie alla indicizzazione dei documenti, è necessario interagire con i sopra riportati gestionali. Per poter interconnettere i diversi sistemi gestionali con il sistema documentale, verrà messa a disposizione di ASPPI uno standard con indicati i metadati necessari.

 

L'organizzazione delle cartelle della AO sarà strutturata sulla base dei metadati di indicizzazione, in particolare :

/proprietario/immobile/anno

 

 

CAF

 

La stragrande maggioranza dei documenti relativi alla AO CAF sono da mantenere in originale. In caso di controlli da parte dell' Agenzia delle Entrate oppure da parte dell'INPS, l'unico formato accettabile sarebbe l'originale cartaceo.

Questo non toglie che l'operatività quotidiana di gestione sia più efficace tramite l'adozione di un sistema di gestione documentale.

Le pratiche gestite sono parecchie : 730, Unico, 770, ISE, RED, SUCCESSIONI, vari INPS, ICI, IMU, TASI, etc...

 

E' possibile che alcune pratiche generino delle contestazioni. Le contestazioni diventano loro stesse delle nuove pratiche.

Andremo a legare le pratiche di originali con le relative pratiche di contestazione.

 

Tutti i documenti di ASPPI Caf contengono informazioni sensibili al fine del trattamento dei dati personali. E' necessario prestare il massimo dell'attenzione alle ACL (Access Control List) relative a questi documenti.

 

I documenti creati per le varie tipologie di pratiche vengono generati principalmente tramite l'utilizzo di PROSYSTEM, su questo sistema vengono gestiti principalmente le anagrafiche dei clienti e le anagrafiche degli immobili.

I metadati identificati per i documenti delle pratiche del CAF saranno :

- tipo pratica

- lista di n° tipologie (es. 730, Unico, 770, etc..)

- anno di riferimento

- dati anagrafici cliente

- nome, cognome, codice fiscale

-

L'organizzazione delle cartelle della AO sarà strutturata sulla base dei metadati di indicizzazione, in particolare :

/tipo pratica/anno/cliente

 

 

Immobiliare

Questa AO non utilizza software specifici a supporto delle attività quotidiane.

I documenti prodotto sono attualmente gestiti tramite un semplice spazio disco su un server centrale.

La maggioranza dei documenti sono legati ad un mandato, la pratica è quindi l'insieme di tali documenti.

Per la gestione dei mandati di vendita/affitto è necessaria la seguente indicizzazione :

- dati anagrafici cliente

- nome, cognome, codice fiscale

- anno

- tipo documento

- dati Home Identity Card per portale ASPPI Case

 

L'organizzazione delle cartelle della AO è strutturata sulla base dei metadati di indicizzazione, in particolare :

Home Identity Card /cliente/anno

 

 

Amministrazione

La AO Amministrazione gestisce circa 20.000 fatture ogni anno, su più società del gruppo.

Il numero di fatture indicato si riferisce al totale delle fatture erogate su tutte le società.

 

Il numero di fatture passive gestite è in proporzione circa 1/10 rispetto a quelle attive. Attualmente le fatture sono conservate nelle cantine della sede di Bologna di ASPPI.

 

La gestione delle fatture prevedrà la seguente indicizzazione :

- tipo documento

- data documento

- dati anagrafici cliente

- nome, cognome, codice fiscale

-

 

L'organizzazione delle cartelle della AO sarà strutturata sulla base dei metadati di indicizzazione, in particolare :

cliente/documento/anno

 

 

Area Pubblica Interna

- E' stata condivisa l'esigenza di definire almeno un paio di aree pubbliche.

- Da una parte è necessaria un'area pubblica interna, ad uso ed accesso esclusivo delle persone

- interne ad ASPPI.

- L'area pubblica interna viene suddivisa in sotto aree.

- Per ciascuna sotto area verrà identificato un responsabile che avrà la possibilità di pubblicare

- documenti di interesse generale.

- La gestione delle fatture prevedrà la seguente indicizzazione :

- AO

- Anno

- Tipo documento

 

L'organizzazione delle cartelle della AO sarà strutturata sulla base dei metadati di indicizzazione, in particolare :

Area Organizzativa/anno/tipo documento

 

 

Cassetto dell’ Associato

 

Verrà predisposta un'area pubblica ad uso degli associati. Quest'area sarà accessibile tramite il portale ASPPI. L'obiettivo finale che si vuole ottenere è predisporre una sorta di “cassetto dell'associato” all'interno del quale questo possa, autonomamente e tramite un'interfaccia web, consultare i propri documenti.

 

La gestione delle fatture prevedrà la seguente indicizzazione :

- dati anagrafici cliente

- nome, cognome, codice fiscale

- anno documento

 

L'organizzazione delle cartelle della AO sarà strutturata sulla base dei metadati di indicizzazione, in particolare :

Socio/ anno documento

 

 

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